Sådan laver du en afdragsordning (AO)

Forudsætning

Det er en forudsætning at der er lavet en PDF, som udstøtter udsendelse af AO, at der tages stilling til størrelse af oprettelsesgebyr samt får oprettelsesgebyret oprettet under produktgrupper.

Vær ops på! En AO fungerer på den måde, at hvis der kommer en indbetaling på en rate eller foretaget en manuel post, og denne post bliver udlignet med en skyldig post på AO, så vil systemet automatisk overføre beløbet til det oprindelige kontokort. Det samme vil ske, hvis en udligning ophæves. Her vil systemet i stedet lave en postering på det oprindelige kontokort.

Er AO oprettet med et oprettelsesgebyr, vil dette gebyr IKKE blive overført til det oprindelige kontokort. Dog vil det kun være det skyldige beløb på AO, der bliver overført. Så har kunden betalt for meget, skal der enten foretages en manuel post på både AO og det oprindelige kontokort eller udbetales via kontekstmenuen.

Fremgangsmåde

Situation hvor kunden har en regning, hvor der er et udestående.

1. Gå til kontekstmenu for faktura og vælg “Opkræv postering”
2. Opkrævningsmetode: Afdragsordning
3. Opkræves via, vælg betalingsmetode
4. “Tilføj oprettelsesgebyr” er forudfyldt, så ønskes dette ikke, skal flueben fjernes
5. Fritekst er en intern fritekst til afdragsordningen. Teksten kommer til at stå på afdragsordningsaftalen.

Gennemtjek om AO er korrekt > Sæt hak i “Ovenstående information er korrekt” > afslut med “Opret afdragsordning”.

Der sker nu 4 ting:

1. Der oprettes et kontorkort for AO
2. Der oprettes en leverance for AO. På den leverance, kan du se detaljerne for AO ved at gå til kontekstmenuen > detaljer for afdragsordningen.
3. Der oprettes en aftale for AO leverancen, hvor betalingsbetingelser mv. kan styres.
4. Den oprindelige faktura markeres med “afdragsordning”

Bilag

Ønskes der fremsendelse af bilag på første rate til kunden (med det samme), så skal der manuelt faktureres på leverancen. Gå til kontekstmenu for posteringen på kontokortet:

• “Gensend postering”: Hvis kunden skal have en email med bilaget
• “Opkræv postering”: For at lægge bilaget i kø til udsendelse/print (hvis der er en sådan løsning). Hvis der ikke faktureres på AO leverancen manuelt, vil den blive faktureret automatisk ved den faktureringskørsel, som perioden for afdraget forfalder i.

Indbetalinger

Når kunden indbetaler afdraget, sker følgende:

• Indbetalingen lægger sig på kontokortet for AO og AO bilaget vil blive udlignet med indbetalingen.
• Betalingen overføres derefter til det oprindelige kontokort og den oprindelige post vil blive nedskrevet.

Ophæv

Det er muligt at ophæve en Adragsordning når det ønskes:

• Vælg kontekstmenu for afdragsleverancen og vælg “Ophæv afdragsordning”

AO ophæves og leverancen markeres som inaktiv. Markeringen på den oprindelige faktura fjernes også.

Vær opmærksom på: Det er ikke muligt at ophæve en afdragsordning, hvis det tilknyttede kontokort har åbne poster. Hvis posten er et tilgodehavende, skal dette tilgodehavende flyttes over på det originale kontokort før afdragsordningen kan ophæves.

Når AO ophæves, arkiveres afdragsordningens kontokort, det betyder at overskriften for AO kontokort, under kontokortets dropdown, kommer til at stå med teksten “afsluttet”.

Eksempel: “Afdragsordning #1 afsluttet” i stedet for bare “Afdragsordning #1”.

Derudover, bliver nogle af handlingerne deaktiveret, så det bliver begrænset hvad man kan lave på AO kontokortet. Det vil f.eks. ikke være muligt at rette på udligninger, foretage en manuel post eller tilbageføre/opkræve raten på AO kontokortet.

Indbetalinger for poster på en arkiveret afdragsordning vil stadig blive posteret på afdragsordningens kontokort. For at flytte sådanne posteringer vil det være nødvendigt at genåbne kontokortet for afdragsordningen. Kontokortet kan lukkes igen så snart alle posteringer står som ønsket.