I CUBS er det muligt at slette en kunde, hvis kunden har anmodet om dette. Når en kunde bliver slettet i CUBS, er der reelt tale om en anonymisering af de af kundens data, som er personhenførbare.
For at en kunde kan blive slettet, kræver det, at alle leverancerne er afsluttede og der er intet udestående med kunden.
Det vil sige:
- Leverancer som er opsagt og hvor slutdatoen er passeret
- Leverancer som er blevet fortrudt
Det er ikke muligt at slette aktive kunder eller kunder der er ved at blive kunder.
Det vil sige:
- Leverancer som er aktiv
- Leverancer som afventer opstart
- Leverancer som er opsagt, men hvor slutdatoen ikke er passeret
Det er ligeledes ikke muligt, at slette en kunde hvor saldoen ikke er i 0,00 kr.
Hvis en kunde, ønsker at blive slettet fra CUBS, gøres det således:
- Åben kunden i CUBS / vælg kontekstmenuen på kundeinformation (højre hjørne)
- Vælg “Anmodning om sletning af kunde” udfyld “Årsag” og “Kommentar” (Disse felter er obligatoriske)
- Herefter tryk på “Anmod om sletning”. Denne handling vil automatisk blive logget i tidslinjen, på kunden med: “Anmodning om sletning af kundedata sat i process”
- Gå nu til menuen i venstre side, under Kunder -> Sletningsliste. Her vil den/de kunder som er markeret til sletning fremgå.
- Skal kunden ikke slettes, tryk på “Slet og Fjern”. Derved vil kunden blive fjernet fra sletningslisten, og der vil ikke blive foretaget nogen sletning af kunden.
- Skal kunden slettes, tryk på “Tilføj” og kunden markeres til endelig sletning. Du kan nu tilknytte en kommentar, som påføres de valgte kunder når du godkender endeligt.”
- Afslut med “godkend”. Færdigbehandlingen af sletningen, logges også automatisk i tidslinjen på kunden med: “Kunde godkendt til sletning”
Efter endelig godkendelse af sletningen ligger kunden på en sletningsliste i en periode (konfigurerbart) indtil kunden anonymiseres. Kundens data bliver anonymiseret med X’er. Det er kundens adresse, telefonnummer, email, cpr-nummer, betalingsoplysninger, regninger samt dokumenter, som er fremsendt til kunden, der bliver anonymiseret.
Der er to sæt rettigheder til denne funktion. Den ene rettighed giver mulighed for at anmode om sletning. Den anden kan godkende sletninger.
I har selv ansvaret for ikke at slette kunder, som af lovgivningsmæssige hensyn ikke må slettes.
Det er også muligt at anonymisere en kladde samt en kladde som er blevet slettet. Denne handling er en straks anonymisering af kladden.
Der skal foretages en konfiguration til hver enkelt organisation, på hvor mange dage/måneder/år kunden skal ligge på sletningsningslisten, før kunden bliver anonymiseret.
Er der ikke foretaget en konfiguration, vil “standarden” før der sker en anonymiseringen være 5 år. De 5 år er sat som “standard” ud fra regnskabsbekendtgørelsen, der er en af de love, som kan “overroole” GDPR reglerne for straks sletning.