Batchfakturering
Sådan kører du en batchfakturering
I CUBS kan du igangsætte en faktureringskørsel via brugergrænsefladen. Kørslen kan igangsættes for hele kundebasen eller for dele af kundebasen. Hvilke kunder, der skal faktureres, bestemmes ud fra en række forskellige kriterier.
I menuen vælger du Fakturering > Batch fakturering > Batchkørsel.
Opsætning af valgte kriterier
For at igangsætte en batchkørsel, skal du tage stilling til en række kriterier, som bestemmer, hvilke aftaler/leverancer, der skal indgå eller holdes ude af faktureringen. En uddybende beskrivelse af de enkelte kriterier forefindes umiddelbart efter listen.
Kriterierne er opdelt i 3 grupper. Obligatoriske felter er markeret med en stjerne i input-feltet.
1. Vælg aftaler for fakturering
*Faktureringsinterval
*Faktureringsforskydning (Faktureres i månederne)
*Faktureringstidspunkt
*Medtag aftaler med tags
*Udeluk aftaler med tags
2. Vælg leverancer der skal faktureres
*Medtag leverancer fra markeder
*Leverancer
*Leverancer med slutdato til og med
3. Vælg detaljer for fakturering
*Faktureringstype
*Fakturer indtil
*Forfaldsdato
*Reference dato
Desuden er det også muligt at tage stilling til reference dato, der som standard er indstillet til dags dato. For at overskrive denne kræves dog de fornødne rettigheder.
Reference dato
For at kunne overskrive reference dato ved batchkørsel, kræves rettigheden “Overskriv fakturerings reference dato” (“Overwrite invoice reference date”) på den pågældende brugers rolle. Har brugeren ikke denne rettighed, vil CUBS som standard bruge dags dato som reference dato.
Vær særlig opmærksom på, at ved at ændre reference datoen, påvirkes blandt andet udtrækket af forbrugsdata, og vil returnere forbrug som det ville have set ud på den pågældende dato, også selvom der senere er modtaget nyere forbrug eller korrektioner.
En leverance kan ikke faktureres, hvis den tidligere har været faktureret på eller før denne reference dato. Dette vil fremgå af kunde-tidslinjen så snart leverancen har været forsøgt faktureret.
Vælges en fremtidig reference dato, vil eventuelle korrektioner modtaget mellem dags dato og den valgte reference dato ikke kunne faktureres.
Som udgangspunkt anbefales det at benytte dags dato som reference dato, med mindre man har en særlig årsag til at skulle fakturere som om det foregik på en anden dag.
Faktureringsinterval
Det er muligt at begrænse hvilke aftaler der faktureres, ved at justere kriteriet for faktureringsinterval.
Faktureringsintervallet angiver, hvor ofte en aftale skal faktureres i kombination med faktureringsforskydning. Som standard er det muligt at vælge nedenstående faktureringsintervaller (har du brug for andre intervaller, så kontakt CUBS Support):
| Valgt faktureringsinterval | Mulige faktureringsforskydelser |
|---|
| Månedligt | Hver måned (samme som “Alle”) |
| Kvartalsvis | Januar, April, Juli & Oktober |
| Halvårligt | Januar & Juli |
| Alle | Alle |
Ønskes det ikke at begrænse faktureringen baseret på faktureringsinterval, skal muligheden “Alle” vælges.
Faktureringsforskydning
Aftaler der faktureres kan desuden begrænses ud fra faktureringsforskydning – altså, hvilke(n) måned(er) aftalerne er sat op til at skulle faktureres i.
Valgmulighederne for faktureringsforskydning varierer alt efter det valgte faktureringsinterval. Da mulighederne hertil kan variere, kan mulighederne til faktureringsforskydning dermed også variere. Følgende muligheder er baseret på en standardopsætning af faktureringsintervaller, hvilket giver følgende muligheder.
| Valgt faktureringsinterval | Tilgængelige faktureringsforskydelser |
|---|
| Månedligt | Hver måned (samme som “Alle”) |
| Kvartalsvis | Januar, April, Juli & Oktober |
| Februar, Maj, August & November |
| Marts, Juni, September & December |
| Halvårligt | Januar & Juli |
| Februar & August |
| Marts & September |
| April & Oktober |
| Maj & November |
| Juni & December |
| Alle | Alle |
Ønskes det ikke at begrænse faktureringen baseret på faktureringsforskydningen, skal muligheden “Alle” vælges.
Faktureringstidspunkt
Det er også muligt at begrænse aftaler der faktureres ud fra faktureringstidspunktet – altså, om leverancen er sat op til eksempelvis at skulle faktureres forud eller bagud.
Valgmulighederne for faktureringstidspunkt er som følger:
Forud -
Aftaler der er tiltænkt at skulle faktureres aconto frem i tiden, og senere opgøres med realiseret forbrug.
Bagud -
Aftaler der kun er tiltænkt at skulle faktureres med realiseret forbrug bagudrettet.
Midt i perioden -
Aftaler der er særligt tiltænkt til at skulle faktureres halvt-om-halvt med realiseret og aconto forbrug.
Samtidig -
Aftaler der er tiltænkt at skulle faktureres aconto fra og med den, af referencedatoen angivne, måned, og senere opgøres med realiseret forbrug.
Ønskes det ikke at begrænse faktureringen baseret på faktureringstidspunktet, skal muligheden “Alle” vælges.
Faktureringstype
Det er muligt at begrænse faktureringen til kun at fakturere baseret på forventet forbrug (aconto) eller realiseret forbrug (opgørelser).
Ønskes det ikke at opdele faktureringen, skal muligheden “Aconto med opgørelse” vælges.
I eksemplerne i uddybningen herunder, tages der udgangspunkt i en leverance, hvor den tilhørende aftale afregnes månedligt (interval), med reference dato 20. april. Hermed beregnes det, at der skal faktureres op til 1. juni. Det antages at CUBS kender til leverancens forventede forbrug, og at leverancen ikke er faktureret tidligere.
Aconto med opgørelse
Som standard er CUBS sat op til at fakturere aftaler både med aconto og opgørelse, hvilket betyder at der blot vil blive dannet en enkelt faktura per aftale, hvor begge dele er samlet.
I det illustrerede eksempel herover ses det, at der er modtaget realiseret forbrug for perioden 1. marts til 1. april. Herved kan der dannes en opgørelse for leverancen for netop denne periode.
For den resterence periode fra 1. april til 1. juni, hvor der ikke er realiseret forbrug, benyttes leverancens forventede forbrug til at fakturere aconto for perioden.
Opgørelse
Såfremt det ønskes, er det muligt kun at fakturere leverancer med realiseret forbrug.
Som det fremgår af illustrationen herover, vil der altså ikke blive faktureret for den fulde periode, hvis der ikke er realiseret forbrug. Perioden kan senere faktureres enten aconto eller så snart der er modtaget yderligere realiseret forbrug.
Faktureres leverancen senere med enten ren aconto eller aconto med opgørelse (forudsat at der ikke er modtaget yderligere realiseret forbrug) vil den resterende ikke-fakturerede periode fra 1. april til 1. juni blive afregnet på en ny, separat faktura.
Aconto
Ligeledes, er det også muligt kun at fakturere leverancer med forventet forbrug.
Herved vil der blive set bort fra alt realiseret forbrug, hvilket medfører at hele perioden fra 1. marts til 1. juni bliver faktureret aconto. Leverancen kan senere faktureres igen, så snart der er modtaget realiseret forbrug, hvorved aconto perioderne vil blive justeret eller tilbageført efter behov, således at der ikke er overlap.
Medtag leverancer fra markeder
I dette felt er det muligt at vælge, hvilke markeder der ønskes medtaget ved batchkørslen. Som standard er alle markeder, som I har i CUBS, medtaget.
Markedstyperne inkluderer: El-leverancer, Gas-leverancer, Abonnement, Abonnement V2, SUB-leverancer.
Medtag og udeluk aftaler med tags
Det er muligt at begrænse hvilke aftaler der faktureres ved at påføre tags på disse. Dette kan eksempelvis gøres igennem kundebilledet på den enkelte aftale, eller gennem en massebehandling.
Det er muligt at vælge flere tags ad gangen til fakturering, ved at vælge dem fra listen efter at have klikket i feltet. Der kan desuden søges efter tags ved at skrive i feltet.
Hvis der er specifikke aftaler, som ønskes udelukket fra fakturering, kan man tilføje tags til disse aftaler. Derefter skal disse tags tilføjes i feltet ‘Udeluk aftaler med tags’, under Batchkørsel, for at udelukke dem.
For at vælge specifikke aftaler til fakturering, kan man ligeledes tilføje tags på de ønskede aftaler. Herefter tilføjes disse tags i feltet ‘Medtag aftaler med tags’ under Batchkørsel, for at inkludere dem i faktureringen.
Leverancer
Det er muligt at begrænse de leverancer der faktureres gennem aftalerne, ud fra en række fastsatte kriterier.
Såfremt der kun ønskes afsluttede leverancer (altså leverance med slutdato) faktureret, skal muligheden “Kun afsluttede leverancer” vælges.
Ligeledes, hvis der kun ønskes aktive leverancer (altså leverancer uden slutdato) faktureret, skal muligheden “Kun aktive leverancer” vælges.
Ønskes det ikke at begrænse faktureringen baseret på leverancer, skal muligheden “Alle” vælges.
Fakturer indtil
Denne dato bestemmer hvilke dato batchfaktureringen fakturerer frem til. Dato kan vælges i dette felt, hvis I ønsker at tilsidesætte den standard valgte dato, ud fra batchfaktureringen aftalens faktureringsindstillinger. Dette felt er ikke obligatorisk.
Forfaldsdato
Denne dato bestemmer, hvilken forfaldsdato batchfaktureringen sætter. Dato kan vælges i dette felt, hvis I ønsker at tilsidesætte det standard valgte dato, ud fra batchfaktureringen aftalens faktureringsindstillinger. Dette felt er ikke obligatorisk.
Start af batchkørsel
Så snart de forskellige kriterier for fakturering er opsat som ønsket, kan batchkørslen startes ved at klikke “Start fakturering”. Du vil skulle bekræfte kørslen inden den starter; klik “OK” i prompten for endeligt at starte selve kørslen.
Kort efter vil du kunne se en lille notifikation om, at faktureringen er startet. Selve faktureringen sker bagved i systemet.
Kørslen vil kunne ses under Administrator → System → Køstyring via. menuen.
