Aktivering af rykkermodulet

For at kunne sende rykkere via CUBS, skal I have tilkøbt rykkermodulet.

Derefter skal rykkermodulet aktiveres i CUBS, hvilket gøres under Administrator > Indstillinger > Rykker, hvor “Afsend rykkere” skal være aktiveret (= være blå/’flippet’ til højre).

Under samme menupunkt skal det vælges, hvilken rykkerskabelon, der som standard skal tilknyttes nye aftaler.

Hvis der skal sendes Rykkere via Betalingsservice, aktiveres “anvende afsendelse af rykkere via Betalingsservice”, og de enkelte kanaler til- eller fravælges. Bemærk, at I skal have en aftale med Mastercard/Betalingsservice for at dette fungerer.

Rykkerskabeloner

Rykkerskabeloner tilknyttes en aftale, og bestemmer rykkerforløbet for de fakturaer, der dannes på den pågældende aftale. Rykkerskabelonerne kan tilpasses efter jeres krav og ønsker. Der er i princippet ingen øvre grænse for, hvor mange rykkerskabeloner, der kan oprettes, men vi anbefaler, at I begrænser jer af hensyn til kompleksitet og styring.

I kan se jeres rykkerskabeloner under Rykker > Konfiguration.

Opsætning og ændring af rykkerskabeloner foretages af CUBS Support (se nedenfor).

Steps og actions i rykkerprocessen

En rykkerskabelon består af en række steps og actions.

Et step – fx Rykker 1 – er en samling af actions, der skal udføres, når der er gået et bestemt antal dage efter forfald eller seneste step. Eksempelvis er en faktura ‘gyldig’ (eller eligible) til step “Rykker 1”, når der er gået 4 dage.

Der er ingen grænse for antallet af steps i en rykkerskabelon, men vi anbefaler at have en simpel skabelon, der består af mindre end 5 step.

En action – fx Sms – er en handling, der skal udføres i et step i rykkerprocessen. CUBS understøtter følgende actions, og det er muligt at kombinere dem frit i de enkelte steps:

• Email – Der sendes en e-mail til kunden (se nedenfor)
• Sms – Der sendes en sms til kunden (se nedenfor)
• Gebyr – Der lægges et gebyr på kundens faktureringskø
• Bs – Der sendes en rykker via Betalingsservice (se nedenfor)

Læs mere om opsætningen af de enkelte actions her (link til “Konfiguration af actions i rykkerprocessen”)

Ændringer i rykkerskabelonerne

Alle ændringer skal foretages af CUBS Support.

Hvis du beslutter dig for at ændre en rykkerskabelon, er der en række punkter, du skal være opmærksom på:

• Vi kan ikke ændre i en eksisterende skabelon, når først der er kørt en rykkerproces på den.
• Ændringer af en skabelon kræver, at der oprettes en ny skabelon. En ændring omfatter alt fra et nyt trin der tilføjes, til at ændre antallet af dage mellem hvert trin.
• Vi versionerer rykkerskabeloner, så den nye version, der oprettes, vil indeholde de nye ændringer af skabelonen. F.eks. rykker_v1, rykker_v2 osv.
• Alle skabelonversioner forbliver synlige og brugbare.
• Når en rykkerskabelon er oprettet, er det muligt at opdatere alle aftaler til at bruge den nye skabelon. Det betyder, at når en faktura oprettes næste gang, vil fakturaen bruge den opdaterede skabelon. Dette kan gøres enten gennem massehandlingsfunktionen eller ved at anmode om support til at administrere dette for dig.
• Det er ikke muligt at flytte fakturaer, der har en registreret proces på en ældre skabelon, til en ny skabelon. Der skal være en overgangsfase, hvilket betyder, at fakturaens rykkerproces gennemføres med den skabelon, den startede med.
• Efter den nye skabelon er oprettet, skal du muligvis opdatere standardskabelonen i indstillinger og opdatere dine API-kald for at bruge den nye skabelon.
• Ethvert salg, der er i kladde eller klar (endnu ikke konverteret til kunde), skal muligvis opdatere deres rykkerskabeloner, ellers vil det bruge den skabelon, der er tildelt på salget.