Best practice for opkrævning med Betalingsservice

Når faktureringen er overstået, og I skal sende opkrævningerne til Betalingsservice, er der nogle trin, som CUBS anbefaler, at I altid gennemgår.

Betalingsservice deadline

Vi anbefaler at I altid fakturerer minimum 24 timer før betalingsservice soft deadline. I kan tjekke, hvornår BS’ soft og hard deadlines falder i den pågældende måned. Dette gør I ved at tilgå menupunktet Betaling > Betalingsservice > Total eller Basic Styring > Næste deadline for opkrævningsfiler (på billedet nedenunder: til venstre = soft deadline, til højre = hard deadline; BS kan opkræve ekstra for advisering efter soft deadline).

Tjek fil

Efter filen er dannet, download den under Total eller Basic Styring, hvis der er anmærkninger, eller hvis I vil gennemgå indholdet.

Send fil

For Total-kunder

Når filen er sendt, kan I tjekke filens status under Betaling > Betalingsservice > Opkrævningshistorik. Filen bliver opdelt i batches af 100 opkrævninger. Tjek derfor, at alle batchfiler har status “Godkendt”. I vil typisk få svar på jeres sendte filer fra Betalingsservice inden for et par timer. Tjek derfor status på jeres filer et par timer efter, at I har sendt dem af sted, og hvis en eller flere af filerne har status som “Forberedes / Fejlet / Afvist”, så kontakt CUBS support.

For Basic-kunder (Total-kunder kan også tjekke her)

Da menufanen Opkrævningshistorik ikke er tilgængelig, kan I tjekke, om filerne er blevet sendt, ved at tjekke følgende steder: Betaling > Betalingsservice > Filer > Out: Hvis filen ligger i Out, men ikke bliver videreført til Out-transferred, kontakt CUBS support. Hvis filen ligger i Out-transferred, men kvitteringsfilen fra Betalingsservice ligger i In-failed, kontakt CUBS support. Hvis filen ligger i Out-transferred, og der ligger en kvitteringsfil i In-processed, men denne fil er en afvisning fra Betalingsservice, kontakt Betalingsservice og CUBS support. I vil typisk også få en mail fra Betalingsservice, hvis I har fået en afvisning på en opkrævningsfil.